Come trattiamo i dati

Questa pagina spiega in parole semplici cosa succede ai dati quando usi Seduta. È scritta per essere letta, non per essere firmata; il titolare del trattamento è indicato nei termini di servizio.

I dati dei tuoi pazienti: cifrati nel tuo browser

Nomi, telefoni, email, scheda, appunti di seduta e riepiloghi vengono cifrati prima di lasciare il tuo dispositivo, con AES-256-GCM. La chiave è derivata dalla tua password (PBKDF2, 310.000 iterazioni) e non viene mai trasmessa. Sul server conserviamo solo testo cifrato, che per noi è illeggibile. Questo significa anche che non possiamo recuperare i dati se perdi password e codice di recupero.

Restano in chiaro sul server solo i dati necessari a far funzionare agenda e promemoria: data, ora, durata, stato e importo delle sedute, la sigla facoltativa del paziente, e i tuoi dati di account (email, nome, impostazioni).

L'AI

Se carichi un file di appunti (.docx, .odt, .rtf) il server ne estrae il testo in memoria e lo restituisce al browser, senza salvare il file; i .txt vengono letti direttamente nel browser.

Quando usi uno strumento AI (Struttura, Correggi, Prima della seduta, Riepilogo, Supervisione, Lettera, Temi e citazioni) il tuo browser decifra gli appunti necessari e sostituisce nome e cognome del paziente con segnaposto ([NOME], [COGNOME]) prima dell'invio; li rimette solo quando la risposta torna sul tuo schermo. Il caso per la supervisione viene inoltre reso anonimo dall'AI (niente familiari, luoghi o datori di lavoro riconoscibili): rileggilo sempre prima di condividerlo. Nota: la registrazione audio ("Registra") contiene la voce e quindi eventuali nomi pronunciati.

File audio. Se carichi un audio (memo vocale, registrazione, messaggio WhatsApp) o usi "Registra", il server lo converte e lo taglia in pezzi da 5 minuti in una cartella temporanea per farlo trascrivere: l'originale viene cancellato appena tagliato, ogni pezzo appena trascritto, eventuali residui (per esempio se chiudi la pagina a metà) entro 2 ore. L'audio contiene la voce, quindi anche i nomi pronunciati. Se è la registrazione di una seduta, serve il consenso esplicito del paziente.

Dettatura dal vivo. Il tasto "Detta" usa il riconoscimento vocale del tuo browser, non il nostro server: Safari (iPhone, iPad, Mac) lo esegue in gran parte sul dispositivo, mentre Chrome ed Edge inviano l'audio ai server di Google o Microsoft per trascriverlo. Se preferisci che la voce non esca dal dispositivo, usa Safari oppure scrivi o carica un file.

Quando premi "Struttura", "Registra" o "Riepilogo", il testo (o l'audio) della dettatura viene inviato al nostro server e da lì al fornitore del modello linguistico, su server in Europa, per il tempo necessario a elaborarlo. Non viene salvato da noi; il fornitore è vincolato contrattualmente a non conservarlo né usarlo per addestrare modelli. Il risultato torna nel tuo browser, dove viene cifrato prima del salvataggio. Puoi usare Seduta anche senza AI, scrivendo a mano.

Fatture e Sistema Tessera Sanitaria

Nome, codice fiscale, indirizzo del paziente e descrizione della fattura sono cifrati nel tuo browser come gli appunti; sul server restano in chiaro solo numero, date, importi e modalità di pagamento, che servono per numerazione e totali. Il PDF della fattura si crea nel tuo browser. Il file per il Sistema TS si crea anch'esso nel browser: i codici fiscali vengono cifrati con il certificato pubblico del Sistema TS, così come prevede la procedura, e sei tu a caricarlo sul portale con le tue credenziali. Seduta non si collega al Sistema TS e non conosce le tue credenziali. Le fatture restano anche se elimini un paziente, perché vanno conservate per legge.

Promemoria WhatsApp

Il promemoria è un link che apre WhatsApp sul tuo dispositivo con il messaggio già scritto; l'invio è tuo, dal tuo numero. Non comunichiamo nulla a WhatsApp e non conserviamo i messaggi. Chiedi il consenso al paziente prima di usarlo (c'è una casella nella scheda).

Calendario

Se aggiungi le sedute al tuo calendario (Apple, Google, Outlook) tramite il link personale, il calendario riceve solo orario, durata, luogo e la sigla facoltativa del paziente: mai il nome, i contatti o gli appunti. Puoi revocare il link in qualsiasi momento dalle impostazioni.

Il tuo ruolo

Sei tu il titolare del trattamento dei dati dei tuoi pazienti; Seduta è il responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, per la parte che tecnicamente vede (dati cifrati e metadati). L'accordo sul trattamento dei dati è disponibile su richiesta.

Dove stanno i dati

Server in Unione Europea. Backup cifrati giornalieri, conservati 30 giorni.

Esportazione e cancellazione

Da Impostazioni scarichi in ogni momento tutto in chiaro (JSON e CSV). La cancellazione dell'account elimina definitivamente tutti i dati entro 48 ore dalla richiesta, backup inclusi entro 30 giorni.

Se la prova finisce senza attivare l'abbonamento, o se disdici, i dati restano conservati e cifrati per 60 giorni: nel frattempo puoi riattivare o esportarli. Poi account, pazienti e appunti vengono cancellati automaticamente. Chi ha un abbonamento attivo non perde mai nulla.

Pagamenti

Sono gestiti da Stripe. Non vediamo né conserviamo i dati della carta.

Cookie

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